BüroWARE Oil bildet das Tourenwesen des Energie- und Mineralölhandels durchgehend ab und schafft eine ideale Synergie zwischen manueller und IT-gestützter Disposition.
Verschiedene Arbeitsweisen werden unterstützt bzw. können auch kombiniert genutzt werden:
Nachgelagerte Tourendisposition (Disposition durch einen Disponenten)
Dies ist sicherlich die am meisten im Mineralölhandel vorkommende Variante: Alle Aufträge werden ohne Hinblick auf die Tour vom Verkauf vereinbart bzw. erfasst. Der Disponent plant die Touren dann nachgelagert entweder manuell oder mit Unterstützung der EDV.
Vorgelagerte Tourendisposition (Plantouren, Disposition im Verkauf)
Dieses Verfahren wird gerne von Unternehmen aus der Branche verwendet, welche ein relativ großes Gebiet beliefern. Hier geht man davon aus, dass bereits im Vorfeld Gebietsbezogene Plantouren erfasst bzw. generiert werden auf welche dann der Verkäufer die Aufträge schon bei Auftragserteilung (also wenn er den Kunden sowieso am Telefon hat) bucht. Der Disponent muß dann nachgelagert mehr oder weniger nur noch die Reihenfolge innerhalb einer Tour optimieren bzw. überwachen ob ggf. zus. Touren in ein Gebiet nötig werden. Dieses Verfahren ist sehr effizient, kann aber im Grund nur betrieben werden, wenn es direkt durch das Warenwirtschaftssystem unterstützt wird. BüroWARE Oil bietet hier die ideale Basis.
Nachgelagerte Tourenerfassung (Nur Rückerfassung)
Viele Unternehmen aus der Branche planen die Touren gänzlich außerhalb der „EDV“ und erfassen diese auch nicht vorher im System. BüroWARE Oil bietet aber auch für dieses Verfahren noch ein sinnvolles Werkzeug, durch welches ohne wirklichen Mehraufwand für den Anwender, dennoch ein paar Vorteile einer Tourenverwaltung entstehen. Bei der nachträglichen Tourenerfassung kann der Anwender auf einer Maske effizient die bereits ausgelieferte Tour erfassen (die tatsächlichen Mengen müsste er ja sowieso zurück erfassen) und erzeugt damit neben der eigentlichen Mengenerfassung (für Abrechnung, Lagerbestand usw) auch eine Tourenbezogene Mengenabstimmung sowie den exakten Toureneinkaufspreis.
Nur der Ordnung halber soll erwähnt werden, dass BüroWARE Oil natürlich auch ohne die Verwendung von Touren angewandt werden kann.
Die Module und Funktionen im Einzelnen
Tourenerfassung – und Verwaltung
In BüroWARE Oil können Touren (mit Angabe von Fahrer, Fahrzeug uvm.) erfasst werden. Die zu liefernden Aufträge können sowohl aus der Tour, als auch ausgehend vom jeweiligen Auftrag zugeordnet werden.
Unternehmen bei welchen die Touren ansich außerhalb der EDV geplant werden (bspw. auf Basis von Auftragsausdrucken an Plantafeln oder Gebietsbezogenen Fächern) haben die Möglichkeit die geplanten Touren effizient zu erfassen. Diese Erfassung kann durch den Einsatz eines auf den bspw. Aufträgen angedruckten Barcodes stark vereinfacht werden. Im Grund müssen die Aufträge einer manuell geplanten Tour nur der Reihe nach „angescannt“ werden.
Unabhängig davon beinhaltet BüroWARE Oil auch eine Tourendisposition die es dem Disponenten ermöglicht seine Touren direkt im System zu erarbeiten. Die Tourendisposition zeigt hier sowohl alle geplanten Touren (mit Angabe der Auslastung) sowie die noch einzuteilenden Aufträge. Sozusagen per Klick kann der Disponent hier die Zuordnung auslösen. Durch den Einsatz des optionales Moduls „Map Services – Visualisierung“ wird der Disponent hierbei weiter unterstützt.
Planung der Beladung
BüroWARE Oil zeigt dem Bediener je Tour per Klick die aktuell für diese nötigen Mengen (also anhand der zugeteilten Aufträge). Von hieraus ausgehend kann der Bediener sofort die Beladung(en) zur Tour anlegen. Dem System ist hierbei auch bekannt, ob es bereits früher geplante Beladungen für die Tour gibt, weiterhin werden bei der Ermittlung der Beladungsmenge auch Additivierte Produkte unterstützt. Auch die Kontraktverwaltung fliest hier mit ein, der Disponent sieht hier sofort, bei welcher Ladestelle welche Kontrakte möglich sind und kann einer Tour bzw. einem Produkt in der Tour, auch mehrere Kontrakte zuweisen. (Näheres auch im Kapital „Kontraktverwaltung)
Tourenstart
Im Rahmen des Tourenstarts werden alle Tourenpapiere, also Lieferscheine ggf. Rechnungen, Beförderungspapier und bei Schmierstofftouren (gepackte Waren) Kommissionierscheine automatisch erstellt, zusammenhängend je Tour bzw. Fahrzeug. Sofern Systeme zur „Fakturierung am Tankwagen“, also bspw. MTW Suite, Bartec oder Lomo im Einsatz sind, wurden diese Systeme bereits vorab per Schnittstelle über die Touren informiert.
Tourenrückerfassung
Hier werden die vom Fahrer zurück gebrachten Tourenpapiere, also bspw. die mit dem Bon versehen Lieferscheine, die Ladescheine im System zurück gemeldet. Im Detail muß hier nur die Tour angewählt werden, in Folge erscheinen alle für diese Tour geplanten Vorgänge und es kann direkt die tats. Liefermenge erfasst werden. Hier besteht auch die Möglichkeit ungeplante Vorgänge zu integrieren oder auch das Normalprodukt durch ein Premiumprodukt zu ersetzen.
Je nach Organisationsschema, können an dieser Stelle auch gleich Rechnungsbelege erstellt werden.
Inhalt der Tourenrückerfassung ist auch die Tourengenau Mengenabstimmung. BüroWARE Oil ermittelt hier selbstständig die Mengenströme aus bspw. Restmenge des Vortags, Beladung im Hoflager oder Ladestelle, Lieferungen oder Lagerrückbuchungen. An dieser Stelle können auch direkt Schwundmengen (z.B. Spühlmengen) ausgebucht werden. Weiterhin wir hierbei auch ein Tourenbezogenen Einstandspreis ermittelt und den Belegen zur exakten Rohertragsberechnung mitgegeben.
Sofern die gelieferten Mengen der Touren bereits bekannt sind, da die Tankwägen per Schnittstelle (bspw. TDL/Bartec oder MTW Suite) angebunden sind, entfällt natürlich hier das Erfassen der Mengen. Im Grunde hat in diesem Fall die Tourenrückerfassung nur noch zur Kontrolle der Mengen verwendet.